Eine Reservierungsbestätigung braucht keine langen Werbetexte. Gäste möchten wissen: Ist der Tisch bestätigt, wann soll ich kommen und wie melde ich eine Änderung? Hier findest du sechs fertige Nachrichten für den Restaurantalltag – von der Bestätigung bis zur Stornierung.
Ersetze vor dem Versand alle Angaben in eckigen Klammern. Verwende „bestätigt“ nur, wenn die Reservierung wirklich angenommen wurde. Eine offene Anfrage braucht einen anderen Text.
Vorlage 1: Bestätigung mit persönlichem Du
Betreff: Dein Tisch bei [Restaurantname] ist bestätigt
Hallo [Vorname],
wir haben deinen Tisch reserviert:
Datum: [Wochentag, Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Personen: [Personenzahl]
Restaurant: [Restaurantname]
Adresse: [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort]
Wenn sich deine Pläne ändern, gib uns bitte Bescheid.
Du erreichst uns unter [Telefonnummer] oder per Antwort auf diese E-Mail.
Wir freuen uns auf dich!
Dein Team von [Restaurantname]Diese Fassung passt zu einem Bistro, Café oder Restaurant mit persönlicher Ansprache. Sie funktioniert auch ohne einen digitalen Stornolink. Wenn dein System einen echten Link anbietet, kannst du die Kontaktzeile damit ergänzen.
Vorlage 2: Bestätigung mit höflichem Sie
Betreff: Bestätigung Ihrer Tischreservierung bei [Restaurantname]
Guten Tag [Name],
gerne bestätigen wir Ihre Reservierung:
Datum: [Wochentag, Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Personen: [Personenzahl]
Adresse: [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort]
Bei Änderungen oder Fragen erreichen Sie uns unter [Telefonnummer]
oder per Antwort auf diese Nachricht.
Vielen Dank. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
Freundliche Grüße
[Name oder Team]
[Restaurantname]Zusätzliche Hinweise gehören nur hinein, wenn sie für diesen Besuch relevant sind. Ein reservierter Bereich, eine vereinbarte Aufenthaltsdauer oder Informationen zur Anfahrt sollten konkret und verständlich formuliert sein.
Vorlage 3: Englische Reservierungsbestätigung
Subject: Your table at [Restaurant name] is confirmed
Hello [First name],
we are happy to confirm your table reservation:
Date: [Day, date]
Time: [Time]
Guests: [Number of guests]
Address: [Street, postcode, city]
If your plans change, please contact us at [Phone number]
or reply to this email.
We look forward to welcoming you.
The team at [Restaurant name]Schreibe den Monat bei internationalen Gästen möglichst aus, damit ein Datum wie „04/05“ nicht unterschiedlich verstanden wird. Prüfe außerdem, ob Uhrzeit und Adresse eindeutig sind.
Vorlage 4: Anfrage eingegangen – noch keine Zusage
Betreff: Deine Reservierungsanfrage bei [Restaurantname]
Hallo [Vorname],
vielen Dank für deine Anfrage für [Personenzahl] Personen
am [Datum] um [Uhrzeit].
Wir prüfen, ob wir deinen gewünschten Tisch anbieten können.
Diese Nachricht bestätigt den Eingang deiner Anfrage.
Deine Reservierung ist damit noch nicht zugesagt.
Du erhältst unsere Rückmeldung über [Kontaktweg].
Bei kurzfristigen Fragen erreichst du uns unter [Telefonnummer].
Viele Grüße
Dein Team von [Restaurantname]Diese Unterscheidung verhindert Missverständnisse bei Gruppenanfragen oder manuell geprüften Wünschen. Ergänze eine konkrete Rückmeldefrist nur, wenn dein Team sie zuverlässig einhalten kann.
Vorlage 5: Erinnerung vor dem Restaurantbesuch
Betreff: Erinnerung an deinen Besuch bei [Restaurantname]
Hallo [Vorname],
wir freuen uns auf deinen Besuch:
Datum: [Wochentag, Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Personen: [Personenzahl]
Adresse: [Adresse]
Wenn du verhindert bist oder sich die Personenzahl ändert,
melde dich bitte unter [Telefonnummer] oder antworte auf diese E-Mail.
Bis bald!
Dein Team von [Restaurantname]Nutze ein konkretes Datum statt ausschließlich „morgen“. Wenn eine Nachricht später gelesen wird, bleibt der Termin dadurch verständlich. Wähle einen Versandzeitpunkt, zu dem Gäste noch reagieren und dein Team frei gewordene Plätze einplanen kann.
Vorlage 6: Stornierung bestätigen
Betreff: Deine Reservierung bei [Restaurantname] wurde storniert
Hallo [Vorname],
wir bestätigen die Stornierung deiner Reservierung
für [Personenzahl] Personen am [Datum] um [Uhrzeit].
Für diesen Termin ist kein Tisch mehr für dich vorgemerkt.
Wenn du einen neuen Besuch planst, erreichst du uns unter
[Telefonnummer] oder über [Buchungslink].
Vielen Dank für deine Nachricht.
Dein Team von [Restaurantname]Diese Vorlage bestätigt nur den Buchungsstatus. Aussagen über mögliche Gebühren, Erstattungen oder besondere Vertragsbedingungen gehören nur dann hinein, wenn sie zum tatsächlichen Einzelfall passen und vorher geklärt wurden.
Was in jede Bestätigung gehört
Prüfe vor dem Versand Restaurantname, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Adresse und Kontaktmöglichkeit. Bei mehreren Standorten muss eindeutig sein, welches Restaurant gebucht wurde. Eine Telefonnummer oder ein funktionierender Änderungsweg ist hilfreicher als ein Link, der ins Leere führt.
Vermeide widersprüchliche Formulierungen wie „bestätigt“ im Betreff und „wir prüfen deine Anfrage“ im Text. Eine feste Zusage, eine offene Anfrage und eine Stornierung sind drei unterschiedliche Zustände.
Bestätigungen und Erinnerungen automatisieren
Ein Reservierungssystem kann die Nachricht mit den tatsächlichen Buchungsangaben verbinden. So muss dein Team die Daten nicht für jede Nachricht neu eintippen.
Bei TischAmigos sind E-Mail-Bestätigungen bereits im kostenlosen Starter-Tarif enthalten. Automatische Erinnerungen gehören zu Pro und Business. Dass eine Nachrichtenvorlage kostenlos kopierbar ist, bedeutet also nicht, dass jede Automatisierungsfunktion kostenlos angeboten wird.
Welche Funktionen du benötigst, siehst du unter Preise und Tarife. Den Ablauf erklärt die Seite Reservierungssystem für Restaurants.
Bestätigungen im eigenen Ablauf kennenlernen
Starter enthält E-Mail-Bestätigungen und das Website-Widget für bis zu 30 Reservierungen im Monat.
Kostenlosen Starter-Tarif ansehen
So testest du eine automatisierte Nachricht
Lege eine Testreservierung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse an. Prüfe zuerst die Angaben im System und danach die erhaltene Nachricht. Achte auf Absender, Betreff, Datum und den richtigen Standort. Öffne die Nachricht auch auf dem Smartphone.
Prüfe dann den vorgesehenen Änderungs- oder Stornierungsweg. Bei einer Erinnerung darf eine bereits abgesagte Reservierung nicht fälschlich wieder als aktueller Besuch erscheinen. Halte fest, wer im Team fehlerhafte Nachrichten oder Rückläufer bearbeitet.
Häufige Fragen
Soll ich Gäste duzen oder siezen?
Verwende die Ansprache deiner Website und deines Service. Ein einheitlicher Ton wirkt klarer als ein Wechsel zwischen „Du“ und „Sie“ in derselben Nachricht.
Brauche ich einen digitalen Stornolink?
Ein funktionierender Link kann die Rückmeldung erleichtern. Wenn dein System keinen bietet, nenne eine erreichbare Telefonnummer oder eine betreute Antwortadresse. Ein Platzhalter ist kein Ersatz für einen funktionierenden Kontaktweg.
Wann sollte ich eine Erinnerung schicken?
Wähle einen Zeitpunkt, der zu deinem Betrieb passt. Teste beispielsweise den Vortag und prüfe, ob Rückmeldungen rechtzeitig bearbeitet werden. Eine feste Erfolgsquote lässt sich daraus nicht für jedes Restaurant ableiten.
Kann ich die Texte für SMS oder WhatsApp verwenden?
Du kannst sie kürzen, wenn dein Betrieb diesen Kontaktweg tatsächlich verwendet. Nenne mindestens Restaurant, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Rückmeldemöglichkeit. Daraus folgt keine Zusage, dass TischAmigos diese Versandkanäle anbietet.
Weitere praktische Maßnahmen findest du im Ratgeber No-Shows im Restaurant reduzieren.
Weiterlesen: Automatische Erinnerungen in TischAmigos Pro kennenlernen.